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Datenschutzerklärung

für die Web-basierte vCOACH Trainingsplattform
(fortan: „vCOACH Web-App“)

- English version see below -

I. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen


Der Verantwortliche ist die vCoach GmbH, Steinstr. 70, 81667 München, vertreten durch die Geschäftsführer Benjamin Gumpp & Stephanie Mayer, E-Mail: datenschutz@vcoach.ai, Tel.: +49 151 65400369 (fortan: „wir“). Anfragen, Anregungen oder Anträge richten Sie bitte jederzeit gerne an unsere Geschäftsleitung unter datenschutz@vcoach.ai

 

 

II. Datenverarbeitung über die vCOACH Web-App

1. Umfang der Verarbeitung
 

Für unsere vCOACH Web-App erheben wir Vor- und Nachnamen, eine E-Mail-Adresse und die IP-Adresse des Geräts, über das auf die App zugegriffen wird. Zudem verarbeiten wir die von Ihnen hochgeladenen audiovisuellen Medieninhalte (fortan: „Medieninhalte“) und die damit verbundenen Trainingsdaten.

2. Datenkategorien und Quellen (Art. 14 DSGVO)


Es werden Personenstammdaten, Medieninhalte und Nutzungsdaten verarbeitet. Die Personenstammdaten werden uns von Ihrem Arbeitgeber, einer nicht-öffentlichen Quelle, übermittelt. Die Medieninhalte übermitteln Sie uns, in dem Sie Videodaten in die vCOACH Web-App hochladen. 

 

 

3. Zweck der Verarbeitung und Rechtsgrundlagen
 

3.1. Wir erheben Ihre personenbezogenen Daten (Namen und E-Mail-Adressen) über Teilnehmerlisten, die wir von Ihrem Arbeitgeber oder Auftraggeber erhalten, um mit Ihnen per E-Mail zur Vorbereitung der Einrichtung des Nutzerkontos und einer damit verbundenen Schulung (optional) in Kontakt zu treten. Diese Datenverarbeitung ist erforderlich, um den Nutzervertrag mit Ihnen einzugehen und zu erfüllen, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, und zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen Ihres Arbeitgebers oder Auftraggebers an der Förderung seiner Mitarbeiter durch Fortbildungsmaßnahmen gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. 
 

3.2. Wir verarbeiten Ihre Daten (Namen und E-Mail-Adressen) zudem um einen Termin für einen Videocall über ein Videokonferenzsystem zur Einführungsschulung auszumachen, mit Ihnen bzgl. aller wichtigen Schritte per E-Mail zu kommunizieren, in der vCOACH Web-App für Sie ein Nutzerkonto anzulegen, Ihre E-Mail-Adresse zu verifizieren, ein temporäres Passwort zu senden und IT-Sicherheits- und Supportdienste bereitstellen zu können.
 

Die Datenverarbeitung ist daher erforderlich, um den Nutzungsvertrag mit Ihnen einzugehen und zu erfüllen, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Ferner ist die Datenverarbeitung zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen Ihres Arbeitgebers oder Auftraggebers erforderlich. Die vorgenannten Dritten haben ein berechtigtes wirtschaftliches Interesse an der Förderung ihrer Mitarbeiter durch Fortbildungsmaßnahmen im Bereich der Kommunikation, gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Soweit Sie uns gegenüber diesbezüglich eine Einwilligung erteilt haben, wird die Datenverarbeitung ggf. auch auf diese Rechtsgrundlage gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO gestützt.  
 

3.3. Anhand der von Ihnen hochgeladenen audiovisuellen Inhalte („Medieninhalte“) analysieren wir z.B. Ihre Sprechweise, um diese zu bewerten. Diese Analyse wird von Informationstechnologien sowie speziell geschulten vCOACH Mitarbeitern durchgeführt. Bei der Analyse werden alle bereits von Ihnen hochgeladenen Medieninhalte berücksichtigt und auch dazu verwendet, um unsere Algorithmen zu verbessern, um bestmögliche Bewertungsergebnisse für Ihre Medieninhalte erzielen zu können. Ziel der Analyse ist die Erstellung eines individuellen Feedbacks sowie der Empfehlung sowie spezifische Übungen, damit Sie sich schnell weiter verbessern können. Zum Abschluss des gebuchten Kurses erhalten Sie ein Teilnahmezertifikat. 
Diese Datenverarbeitung ist erforderlich, um mit Ihnen einen Nutzungsvertrag einzugehen und durchzuführen. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. 

 

3.4. Datenverarbeitung zu Analysezwecken: Wir werten den Trainingsfortschritt und Trainingserfolg aus, um das Trainingsdesign zu optimieren, Übungen zu verbessern, etc. Zudem versenden wir automatisierte Benachrichtigungen auf Basis des Trainingsfortschritts. Diese Datenverarbeitung ist erforderlich, um die mit Ihnen vereinbarten Nutzungsbedingungen einzugehen und durchzuführen. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. 


3.5. Im Zuge der in Ziff. 3.2 bis 3.4. genannten Datenverarbeitung ist es erforderlich, dass wir Ihre personenbezogenen Daten an die nachfolgend genannten Dienstleister übermitteln, die zwar einen Sitz in der Europäischen Union haben, aber ggf. konzernrechtlich mit einer Muttergesellschaft in den USA oder in sonstigen Drittstaaten verbunden sind. Es kann auch sein, dass Unterauftragnehmer unmittelbar einen Sitz in den USA oder einem sonstigen Drittstaat haben:


Für die USA liegt derzeit kein Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 Abs. 3 DSGVO vor. Auch nach der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs herrscht in den USA kein angemessenes Datenschutzniveau vor. Das bedeutet, dass der Schutz von personenbezogenen Daten, die in den USA verarbeitet werden, nicht gewährleistet ist. Es ist daher nicht ausgeschlossen, dass ausländische Geheimdienste oder Sicherheitsbehörden auf die Daten Zugriff nehmen, die bei Unternehmen mit Sitz in den USA verarbeitet werden. Dies gilt auch dann, wenn konzernrechtliche Verbindungen bestehen und der Muttergesellschaft des Dienstleisters auferlegt werden kann, die in der EU verarbeiteten Daten herauszugeben. Ferner besteht in den USA kein vergleichbarer Rechtsschutz, um Betroffenenrechte im Wege von Beschwerde- oder Gerichtsverfahren geltend zu machen. Ob, wann und in welchem Umfang derartige Zugriffe auf personenbezogene Daten der Nutzer erfolgen, ist uns nicht bekannt. 
Soweit möglich, werden daher Standardvertragsklauseln gem. Art. 46 DSGVO mit den Unterauftragnehmern mit Sitz in Drittstaaten abgeschlossen, um den Schutz Ihrer Daten zu gewährleisten. 

 

Die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten (Namen, E-Mail-Adresse, Profilbild, Medieninhalte, IP-Adressen) ist zur Vornahme von vorvertraglichen Maßnahmen und zur Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Nutzungsvertrags  erforderlich, gem. Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Im Übrigen erteilen Sie uns unter Berücksichtigung der in Ziff. 3.6. geschilderten bestehenden möglichen Risiken durch derartige Datenübermittlungen ohne Vorliegen eines Angemessenheitsbeschlusses und ohne geeignete Garantien Ihre ausdrückliche Einwilligung, dass wir Ihre personenbezogenen Daten an die oben genannten Unterauftragnehmer übermitteln bzw. dort verarbeiten dürfen. 

 

 

4. Empfänger oder Kategorien von Empfängern
 

Wir verarbeiten Ihre Daten selbst und übermitteln Ihre personenbezogenen Daten an folgende Software-as-a-Service- und Infrastructure-as-a-Service-Dienstleister, um unsere vCOACH Web-App einrichten und betreiben zu können: Microsoft Ireland Operations, Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Ireland; Amazon Web Services EMEA SARL, 38 avenue John F. Kennedy, L-1855, Luxemburg; Google LLC 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, California 94043, USA; YouCanBookme Limited 38 Mill Street, Bedford, MK40 3HD, United Kingdom (ab 01.01.2021). Es kann sein, dass personenbezogene Daten an Datenimporteure gem. Ziff. 6 übermittelt werden. 
 

 

5. Drittstaatenübermittlung


Ihre personenbezogenen Daten werden zum Teil in den USA und im United Kingdom verarbeitet. Beide Staaten (UK ab 01.01.2021) sind Drittstaaten, für die kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vorliegt.
 

Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052, USA

  • Microsoft Office 365 bildet die Basis der geschäftsbezogenen vCOACH Datenspeicherung & Kommunikation und umfasst dementsprechend eine Vielzahl an Services. Diese werden über Server in Deutschland abgebildet. Verarbeitung von Trainingsdaten, (E-Mail-)Korrespondenz. 

  • Vertragsgrundlage: Data Processing Agreement (enthalten in den Online Service Terms) https://www.microsoft.com/de-de/licensing/product-licensing/products.aspx

  • Garantien: EU Standard Vertragsklauseln

 

Amazon Web Services Inc., 410 Terry Avenue North, Seattle, WA 98109-5210, USA.

  • Amazon Web Services (AWS) ist die Basis der vCOACH Trainingsumgebung und umfasst dementsprechend eine Vielzahl an Services. Diese werden über Server in Deutschland und Irland abgebildet: Verarbeitung und Speicherung von Stammdaten, Kontaktdaten, Trainingsdaten und Betrieb der Trainingsumgebung, automatisierte Analyse von Trainingsdaten.

  • Vertragsgrundlage: Data Processing Agreement (enthalten im AWS Customer Agreement) https://d1.awsstatic.com/legal/aws-gdpr/AWS_GDPR_DPA.pdf

  • Garantien: EU Standard Vertragsklauseln

 

Google LLC 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, California 94043, USA

  • Google Workspace (Business) wird als Email-Dienst für automatisierte Erinnerungsmails genutzt (Verknüpfung mit YouCanBookme-Konto)

  • Google Cloud Services werden zur automatisierten Analyse von Trainingsdaten genutzt (z.B. Videos). Zu diesem Zwecke erfolgt auch eine kurzzeitige Speicherung der Daten (für die Dauer des Analyseschritts)

  • Vertragsgrundlage: Data Processing and Security Terms inkl. EU Standard Klausel-Zusatz https://cloud.google.com/terms/data-processing-terms?hl=de

  • Garantien: EU Standard Vertragsklauseln

 

YouCanBookme Limited, 38 Mill Street, Bedford, MK40 3HD, United Kingdom (ab 01.01.2021).

  • YouCanBookme wird als Terminplanungsassistent für Trainingsteilnehmer*innen eingesetzt. Onboarding- & Trainingstermine können so einfach und selbstbestimmt verwaltet werden. Die Kalendereinträge sind mit einem Microsoft Office-Konto verknüpft (s.o.). Das System versendet zudem automatische Erinnerungsmails über einen Google-Account (s.o.).

  • Vertragsgrundlage: Data Processing Agreement vom 01.12.2020

  • Garantien: EU Standard Vertragsklauseln


Zoom Video Communications, 55 Almaden Boulevard, 6th Floor, San Jose, CA 95113, US

  • Wir verwenden Zoom, um Schulungen für unsere vCOACH Web-App durchzuführen. Die Verwendung von Zoom ist nicht verpflichtend. Alternativ kann auch Microsoft Teams (s.o.) oder ein vom Teilnehmer gewünschter Dienst verwendet werden.

  • Vertragsgrundlage: Einwilligung der betroffenen Person (Lizenznehmer) gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO.

  • Garantien: Einwilligung der betroffenen Person (Lizenznehmer) gem. Art. 49 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. 

 

6. Dauer der Speicherung


Ihre personenbezogenen Daten werden für die Vertragslaufzeit vollständig gespeichert. Nach dem Ende der Vertragslaufzeit bleiben nur diejenigen Daten gespeichert, die wir aufgrund von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten aufbewahren müssen. Alle Inhalte, z.B. die audiovisuellen Medieninhalte, werden automatisch gelöscht.  
 

7. Bereitstellungspflicht (Art. 13 II lit. e DSGVO)
 

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist für den Abschluss der Nutzungsbedingungen erforderlich. 
 

 

8. Informationen zur automatisierten Entscheidungsfindung
 

Welche der genannten Diensteanbieter Ihre Daten einer automatisierten Entscheidungsfindung unterwerfen, entnehmen Sie bitte den Datenschutzrichtlinien der jeweiligen Verantwortlichen. Wir verzichten bewusst auf voll automatisierte Entscheidungsfindung.
 

 

III. Informationen zur Datensicherheit
 

Zur Gewährleistung Ihrer Datensicherheit ist unsere Website SSL-verschlüsselt. 
 

 

IV. Betroffenenrechte
 

Als betroffene Person haben Sie das Recht,

  • gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen (z.B. schriftlich oder in Textform). Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, soweit sie auf dieser Einwilligung beruhte, in Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;

  • gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Sie können Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, welche von uns verarbeitet werden, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder noch werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde, die Herkunft Ihrer Daten, sofern diese nicht bei Ihnen erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 Abs. 1 DSGVO und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;

  • gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger Daten oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;

  • gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn einer der in Art. 17 Abs. 1 lit. a-f DSGVO genannten Gründe vorliegt, soweit die Verarbeitung der Daten nicht zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung und Abwehr von Rechtsansprüchen erforderlich ist;

  • gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn Sie die Richtigkeit dieser Daten bestreiten, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen, oder wenn wir Ihre Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung und Abwehr von Rechtsansprüchen benötigen oder wenn Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob unsere berechtigten Interessen Ihren überwiegen;

  • gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO oder auf einem Vertrag gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO beruht und die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt. In Ausübung dieses Rechts haben Sie ferner das Recht, zu erwirken, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten direkt von uns einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist. Freiheiten und Rechte anderer Personen dürfen hierdurch nicht beeinträchtigt werden. 

  • gemäß Art. 21 DSGVO im Fall der Verarbeitung Ihrer Daten aufgrund von berechtigten Interessen Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

  • gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. 

  • Anfragen, Anregungen oder Anträge richten Sie bitte jederzeit gerne an unsere Geschäftsleitung unter datenschutz@vcoach.ai

  • Im Übrigen teilen wir mit, dass für uns das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht mit Sitz in der Promenade 18, 91522 Ansbach, https://www.lda.bayern.de/, zuständig ist. 

Stand: Dezember 2020

********** English version **********

 

Privacy Policy

for the web-based vCOACH training platform
(henceforth: "vCOACH Web App")

- Legally binding is only the printed version in German -

I. Name and contact details of the responsible party


The responsible party is vCoach GmbH, Steinstr. 70, 81667 Munich, Germany, represented by the managing directors Benjamin Gumpp & Stephanie Mayer, e-mail: datenschutz@vcoach.ai, phone: +49 151 65400369 (henceforth: "we"). Please feel free to direct any inquiries, suggestions or requests to our management at datenschutz@vcoach.ai at any time. 

 

 

II. Data Processing via the vCOACH Web App

1. scope of processing
 

For our vCOACH web app, we collect first and last names, an email address and the IP address of the device used to access the app. In addition, we process the audiovisual media content uploaded by you (henceforth: "Media Content") and the associated training data.

2. data categories and sources (Art. 14 DSGVO).


Personal master data, media content and usage data are processed. The personal master data is provided to us by your employer, a non-public source. You provide us with the media content by uploading video data to the vCOACH web app. 

 

 

3. purpose of processing and legal basis
 

3.1 We collect your personal data (names and email addresses) via subscriber lists that we receive from your employer or client in order to contact you by email in preparation for setting up the user account and a related training (optional). This data processing is necessary to enter into and fulfill the user contract with you, Art. 6 para. 1 p. 1 lit. b DSGVO, and to protect the legitimate interests of your employer or client in the advancement of its employees through training measures pursuant to Art. 6 para. 1 p. 1 lit. f DSGVO. 
 

3.2 We also process your data (names and email addresses) in order to make an appointment for a video call via a video conferencing system for introductory training, to communicate with you regarding all important steps by email, to create a user account for you in the vCOACH web app, to verify your email address, to send a temporary password and to provide IT security and support services.
 

The data processing is therefore necessary to enter into and fulfill the user contract with you, Art. 6 para. 1 p. 1 lit. b DSGVO. Furthermore, the data processing is necessary to safeguard the legitimate interests of your employer or client. The aforementioned third parties have a legitimate economic interest in promoting their employees through further training measures in the area of communication, pursuant to Art. 6 para. 1 p. 1 lit. f DSGVO. If you have given us your consent in this regard, the data processing may also be based on this legal basis pursuant to Art. 6 para. 1 lit. a DSGVO.  
 

3.3 On the basis of the audiovisual content uploaded by you ("Media Content"), we analyze, for example, your manner of speaking in order to evaluate it. This analysis is performed by information technologies as well as specially trained vCOACH employees. The analysis takes into account all media content you have already uploaded and is also used to improve our algorithms in order to achieve the best possible evaluation results for your media content. The goal of the analysis is to provide you with individual feedback as well as recommendation as well as specific exercises to help you improve quickly. At the end of the booked course you will receive a certificate of participation. 
This data processing is necessary to enter into and perform a usage contract with you. The legal basis is Art. 6 para. 1 lit. b DSGVO. 
 

3.4 Data processing for analysis purposes: We evaluate the training progress and training success in order to optimize the training design, improve exercises, etc. In addition, we send automated notifications based on the training progress. This data processing is necessary to enter into and perform the terms of use agreed with you. The legal basis is Art. 6 para. 1 lit. f DSGVO. 


3.5 In the course of the data processing mentioned in sections 3.2 to 3.4, it is necessary for us to transfer your personal data to the service providers mentioned below, which have a registered office in the European Union but may be affiliated under group law with a parent company in the USA or other third countries. It may also be that subcontractors have a direct registered office in the USA or another third country:

There is currently no adequacy decision for the USA pursuant to Article 45 (3) of the GDPR. According to the case law of the European Court of Justice, there is also no adequate level of data protection in the USA. This means that the protection of personal data processed in the USA is not guaranteed. It cannot therefore be ruled out that foreign intelligence services or security authorities may access data processed at companies based in the USA. This also applies if there are connections under group law and the parent company of the service provider can be ordered to hand over the data processed in the EU. Furthermore, there is no comparable legal protection in the USA to assert data subject rights by way of complaint or court proceedings. We do not know whether, when and to what extent such accesses to users' personal data will take place. 
As far as possible, standard contractual clauses pursuant to Art. 46 DSGVO are therefore concluded with subcontractors based in third countries in order to ensure the protection of your data. 


The transmission of your personal data (name, email address, profile picture, media content, IP addresses) is necessary for the performance of pre-contractual measures and for the fulfillment of the usage contract concluded with you, pursuant to Art. 49 (1) lit. b DSGVO.
Furthermore, taking into account the existing potential risks from such data transfers described in Section 3.6. without the existence of an adequacy decision and without appropriate safeguards, you give us your express consent that we may transfer your personal data to the above-mentioned subcontractors or process it there. 


4. recipients or categories of recipients


We process your data ourselves and transfer your personal data to the following Software-as-a-Service and Infrastructure-as-a-Service service providers in order to set up and operate our vCOACH Web App: Microsoft Ireland Operations, Ltd, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Ireland; Amazon Web Services EMEA SARL, 38 avenue John F. Kennedy, L-1855, Luxembourg; Google LLC 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, California 94043, USA; YouCanBookme Limited 38 Mill Street, Bedford, MK40 3HD, United Kingdom (as of 01/01/2021). It may be that personal data is transferred to data importers pursuant to Section 6. 

 


5. transfer to third countries


Your personal data is partly processed in the USA and the United Kingdom. Both countries (UK as of 01.01.2021) are third countries for which there is no adequacy decision by the EU Commission.


Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052, USA.

  • Microsoft Office 365 forms the basis of the business-related vCOACH Data Storage & Communication and accordingly includes a variety of services. These are mapped via servers in Germany. Processing of training data, (email) correspondence. 

  • Contractual basis: Data Processing Agreement (contained in the Online Service Terms) https://www.microsoft.com/de-de/licensing/product-licensing/products.aspx

  • Guarantees: EU standard contract clauses

 

Amazon Web Services Inc, 410 Terry Avenue North, Seattle, WA 98109-5210, USA.

  • Amazon Web Services (AWS) is the basis of the vCOACH training environment and accordingly includes a variety of services. These are mapped via servers in Germany and Ireland: Processing and storage of master data, contact data, training data and operation of the training environment, automated analysis of training data.

  • Contractual basis: Data Processing Agreement (included in the AWS Customer Agreement) https://d1.awsstatic.com/legal/aws-gdpr/AWS_GDPR_DPA.pdf

  • Warranties: EU Standard Contractual Clauses

Google LLC 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, California 94043, USA

  • Google Workspace (Business) is used as an email service for automated reminder emails (link to YouCanBookme account).

  • Google Cloud Services are used for automated analysis of training data (e.g. videos). For this purpose, data is also stored for a short period of time (for the duration of the analysis step)

  • Contractual basis: Data Processing and Security Terms incl. EU standard clause addendum https://cloud.google.com/terms/data-processing-terms?hl=de

  • Warranties: EU Standard Contractual Clauses

 

YouCanBookme Limited, 38 Mill Street, Bedford, MK40 3HD, United Kingdom (as of 01/01/2021).

  • YouCanBookme is used as an appointment scheduling assistant for training participants*. Onboarding & training appointments can be managed easily and self-determined. The calendar entries are linked to a Microsoft Office account (see above). The system also sends automatic reminder emails via a Google account (see above).

  • Contractual basis: Data Processing Agreement dated 01.12.2020

  • Guarantees: EU standard contractual clauses


Zoom Video Communications, 55 Almaden Boulevard, 6th Floor, San Jose, CA 95113, US.

  • We use Zoom to deliver training for our vCOACH web app. The use of Zoom is not mandatory. Alternatively, Microsoft Teams (see above) or a service requested by the participant can be used.

  • Contractual basis: Consent of the data subject (licensee) pursuant to Art. 6 para. 1 p. 1 lit. a DSGVO.

  • Guarantees: Consent of the data subject (licensee) pursuant to Art. 49 (1) p. 1 lit. a DSGVO. 


6. duration of storage


Your personal data will be stored in full for the duration of the contract. After the end of the contract period, only those data that we have to keep due to legal retention obligations will remain stored. All content, e.g. the audiovisual media content, is automatically deleted.  

 


7. obligation to provide (Art. 13 II lit. e DSGVO).


The provision of your personal data is necessary for the conclusion of the terms of use. 

 


8. information on automated decision-making


Which of the aforementioned service providers subject your data to automated decision-making, please refer to the privacy policies of the respective responsible parties. We deliberately refrain from fully automated decision making.

 


III. Information on data security


To ensure your data security, our website is SSL-encrypted. 

 


IV. Data subject rights


As a data subject, you have the right,

  • in accordance with Art. 7 (3) DSGVO to revoke your consent once given to us at any time (e.g. in writing or in text form). This has the consequence that we may no longer continue the data processing in the future, insofar as it was based on this consent;

  • to request information about your personal data processed by us in accordance with Art. 15 DSGVO. You may request information about the processing purposes, the category of personal data processed by us, the categories of recipients to whom your data have been or will be disclosed, the planned storage period, the existence of a right to rectification, erasure, restriction of processing or objection, the existence of a right to lodge a complaint with a supervisory authority, the origin of your data if it has not been collected from you, as well as the existence of automated decision-making, including profiling within the meaning of Art. 22 (1) DSGVO and, if applicable, meaningful information about its details;

  • pursuant to Art. 16 DSGVO, to demand the correction of incorrect data or the completion of your personal data stored by us without undue delay;

  • pursuant to Art. 17 DSGVO, to request the erasure of your personal data stored by us if one of the reasons listed in Art. 17 (1) a-f DSGVO applies, provided that the processing of the data is not necessary for the exercise of the right to freedom of expression and information, for compliance with a legal obligation, for reasons of public interest or for the assertion, exercise or defense and defense of legal claims;

  • pursuant to Art. 18 DSGVO, to request the restriction of the processing of your personal data if you contest the accuracy of such data, the processing is unlawful but you object to its erasure, or if we no longer need your data but you need it to assert, exercise or defend and legal claims, or if you have objected to the processing pursuant to Art. 21 DSGVO and it is not yet clear whether our legitimate interests override yours;

  • pursuant to Art. 20 DSGVO, to receive your personal data that you have provided to us in a structured, common and machine-readable format, if the processing is based on consent pursuant to Art. 6(1) or Art. 9(2)(a) DSGVO or on a contract pursuant to Art. 6(1)(1)(b) DSGVO and the processing is carried out with the help of automated procedures. In exercising this right, you also have the right to have the personal data relating to you transferred directly from us to another controller, insofar as this is technically feasible. Freedoms and rights of other persons must not be affected by this. 

  • to object to the processing of your personal data on the basis of legitimate interests in accordance with Art. 21 DSGVO, provided that there are grounds for doing so which arise from your particular situation.

  • to lodge a complaint with a supervisory authority in accordance with Art. 77 DSGVO, in particular in the member state of your place of residence, your place of work or the place of the alleged infringement, if you are of the opinion that the processing of personal data concerning you violates the DSGVO. 

  • Please feel free to address any inquiries, suggestions or requests to our management at datenschutz@vcoach.ai at any time. 

  • Incidentally, we inform you that the Bavarian State Office for Data Protection Supervision with headquarters at Promenade 18, 91522 Ansbach, https://www.lda.bayern.de/, is responsible for us. 

 

 

Status: December 2020